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Ratgeber

Microsoft 365 sichern: Papierkorb und Aufbewahrung sind kein Backup

Papierkörbe, Versionen und Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft 365 helfen im Alltag, ersetzen aber kein Backup. Wir zeigen Fristen, Grenzen und Kriterien für eine unabhängige Sicherung.

Lennart von myveeam.cloud · Veröffentlicht am 6. Oktober 2026 · 10 Min. Lesezeit

Microsoft sorgt dafür, dass Exchange Online, SharePoint, OneDrive und Teams verfügbar sind - für die Daten darin sind Sie selbst verantwortlich. Papierkörbe, Versionsverlauf und Aufbewahrungsrichtlinien liegen im selben Mandanten, hängen an denselben Admin-Konten und sind meist auf 14 bis 93 Tage begrenzt. Ein Microsoft 365 Backup ist dagegen eine unabhängige Kopie außerhalb des Mandanten, deren Aufbewahrung Sie selbst festlegen.

In diesem Ratgeber zeigen wir, was die Bordmittel leisten (Stand: Oktober 2026), wann sie nicht ausreichen, wo Teams seine Daten ablegt und worauf Sie bei einer Sicherungslösung achten sollten.

Wer ist in Microsoft 365 für die Daten verantwortlich?

Microsoft beschreibt die Aufgabenteilung im Shared-Responsibility-Modell. Bei Software as a Service wie Microsoft 365 kümmert sich Microsoft um Rechenzentren, Netzwerk, Server und Betriebssysteme. Kundendaten, Konfigurationen sowie Identitäten und Benutzerkonten ordnet Microsoft Learn dagegen in jedem Betriebsmodell dem Kunden zu.

Die Redundanz in Microsofts Rechenzentren schützt vor Hardwareausfällen, nicht vor Fehlern von Nutzern oder Angreifern: Löscht oder verschlüsselt ein berechtigtes Konto Daten, ist das für die Plattform eine gewöhnliche Änderung.

Was leisten die Bordmittel von Microsoft 365?

Die Übersicht zeigt die Standardwerte laut Microsoft-Dokumentation:

BereichBordmittelFristWichtige Grenze
Exchange OnlineOrdner „Wiederherstellbare Elemente“14 Tage, maximal 30 TageEndgültig gelöschte eigene Ordner verlieren ihre Struktur, nur der Inhalt bleibt kurz wiederherstellbar
Exchange OnlineGelöschtes Konto oder entzogene Lizenz30 TageDanach endgültig gelöscht, sofern kein Hold greift
SharePoint und OneDrivePapierkorb (erste und zweite Stufe)93 TageÜber die API gelöschte Elemente umgehen den Papierkorb
SharePointMicrosoft-interne Sicherungweitere 14 TageNur über den Support, nur für ganze Websites
SharePoint und OneDriveVersionsverlaufStandard: 500 HauptversionenVersionen über dem Limit werden ohne Papierkorb gelöscht
OneDrive„OneDrive wiederherstellen“letzte 30 TageSetzt das gesamte OneDrive zurück
OneDriveAufbewahrung nach Löschen eines Kontos30 Tage, einstellbar bis 3.650 TageGesonderte Regeln für nicht lizenzierte Konten
TeamsGelöschtes Team (Microsoft-365-Gruppe)30 TageDanach endgültig gelöscht

Hinzu kommen Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft Purview und der Litigation Hold für Postfächer. Sie verhindern das endgültige Löschen vor Fristablauf; mit der Preservation Lock können selbst globale Administratoren eine Richtlinie nicht mehr abschwächen. Gedacht sind diese Funktionen für Compliance und eDiscovery: Inhalte werden gesucht und exportiert, nicht per Klick zurückgespielt, und je nach Funktion sind bestimmte Lizenzen nötig. Für inaktive Postfächer mit automatisch erweiterndem Archiv schreibt Microsoft ausdrücklich, dass der Export nicht als Backup-Lösung dienen kann.

Warum ist das kein Backup?

Ein Backup muss auch dann funktionieren, wenn das Ursprungssystem selbst betroffen ist. Daran scheitern die Bordmittel:

  • Gleicher Mandant: Papierkorb, Versionen und aufbewahrte Inhalte liegen dort, wo auch die Originaldaten liegen.
  • Gleiche Admin-Konten: Wer globale Administratorrechte hat, kann Postfächer und Websites löschen, Papierkörbe leeren und nicht gesperrte Richtlinien ändern.
  • Keine unabhängige Kopie: Eine getrennte Kopie, wie sie die 3-2-1-Regel und der BSI-Baustein CON.3 vorsehen, entsteht nicht.
  • Begrenzte Fristen: Viele Verluste fallen erst auf, wenn 30 oder 93 Tage längst vorbei sind.
  • Grobe Wiederherstellung: Die Support-Wiederherstellung betrifft ganze Websites, „OneDrive wiederherstellen“ das gesamte OneDrive.

Wie Sie Sicherungen zusätzlich gegen Manipulation schützen, beschreiben wir im Ratgeber Unveränderbare Backups gegen Ransomware.

Typische Verlustszenarien

Versehentliches Löschen

Ein Projektordner in SharePoint wird gelöscht, der Verlust fällt nach vier Monaten auf - der Papierkorb hat ihn nach 93 Tagen geleert. Wird in Outlook ein selbst angelegter Ordner endgültig gelöscht, lässt sich die Ordnerstruktur nicht wiederherstellen.

Ausgeschiedene Mitarbeitende

Nach Lizenzentzug oder Löschen des Kontos bleibt ein Postfach 30 Tage erhalten, danach ist es ohne vorher gesetzten Hold verloren. Nicht lizenzierte OneDrive-Konten werden nach 60 Tagen schreibgeschützt und nach 93 Tagen archiviert; Zugriff gibt es dann nur nach erneuter Lizenzierung oder kostenpflichtiger Reaktivierung. Seit dem 1. Juli 2026 können sie ohne aktivierte Abrechnung zudem nach 365 unbezahlten Tagen gelöscht werden - selbst wenn Aufbewahrungsrichtlinien oder Holds bestehen. Sichern Sie die Daten deshalb, bevor Sie Lizenzen entziehen.

Ransomware über den OneDrive-Sync

Verschlüsselt Schadsoftware Dateien auf einem Rechner, lädt der OneDrive-Client die verschlüsselten Fassungen als neue Versionen hoch. Versionsverlauf und „OneDrive wiederherstellen“ helfen nur, wenn der Angriff innerhalb von 30 Tagen bemerkt wird und die Versionen noch vorhanden sind.

Kompromittiertes Admin-Konto

Mit gestohlenen Admin-Zugangsdaten lassen sich Daten löschen, Papierkörbe leeren und Einstellungen ändern. SharePoint-Elemente, die über die API gelöscht werden, entfernt Microsoft sofort endgültig. Eine Sicherung außerhalb des Mandanten mit eigenen Zugangsdaten bleibt davon unberührt.

Fehler bei Migrationen und Skripten

Ein fehlerhaftes PowerShell-Skript, eine Aufbewahrungsrichtlinie mit falscher Löschaktion oder eine Migration, die Inhalte überschreibt, trifft oft viele Postfächer oder Websites zugleich. Dann zählt, dass Sie einzelne Objekte gezielt auf einen Stand vor dem Fehler zurückholen können.

Teams: Wo liegen Chats, Dateien und Kanäle?

Teams verteilt seine Inhalte auf mehrere Dienste:

InhaltSpeicherort
Dateien in KanälenSharePoint-Website des Teams
Dateien in 1:1- und GruppenchatsOneDrive der Person, die sie geteilt hat
KanalnachrichtenChatdienst von Teams, Kopie in verborgenem Ordner des Gruppenpostfachs
1:1- und GruppenchatsChatdienst von Teams, Kopie in den Postfächern aller Beteiligten
BesprechungsaufzeichnungenKanal: SharePoint, Chat: OneDrive

Nachrichten privater Kanäle verlagert Microsoft seit Ende 2025 aus den Postfächern der Mitglieder in das Gruppenpostfach.

Veeam Backup for Microsoft 365 v8 (aktuell 8.6 vom 14.09.2026) sichert bei Teams die Kanalnachrichten („Posts“) über die Teams Export APIs von Microsoft Graph - einschließlich privater und geteilter Kanäle -, die Teamdateien in SharePoint sowie Metadaten wie Einstellungen, Mitglieder, Kanäle und Registerkarten. Nicht gesichert werden laut Veeam Help Center 1:1- und Gruppenchats, Anrufe und Code-Schnipsel in Beiträgen; Dateien aus Chats sind über die OneDrive-Sicherung erfasst. Wiederhergestellte Beiträge legt Veeam als neue Registerkarte im Kanal an oder exportiert sie, sie erscheinen nicht wieder als ursprüngliche Nachrichten.

Die früher pro Nachricht abgerechneten Teams Export APIs sind laut Microsoft seit dem 25. August 2025 nicht mehr kostenpflichtig. Müssen Sie Chats aus Compliance-Gründen aufbewahren, prüfen Sie ergänzend eine Purview-Aufbewahrungsrichtlinie für Teams-Chats.

Und Microsofts eigenes „Microsoft 365 Backup“?

Microsoft bietet mit Microsoft 365 Backup einen kostenpflichtigen Dienst für Exchange Online, OneDrive und SharePoint an. Abgerechnet wird nutzungsbasiert über ein Azure-Abonnement mit 0,15 US-Dollar je GB und Monat; Wiederherstellungen kosten nichts extra. Das Wiederherstellungsfenster ist auf 3, 6, 12 oder 24 Monate einstellbar. Die Sicherungen liegen in nur erweiterbarem Speicher (append-only) innerhalb der Microsoft-365-Vertrauensgrenze, was schnelle Wiederherstellungen ermöglicht. Die Kopie bleibt damit beim selben Anbieter und wird im selben Mandanten verwaltet - ob das Ihren Anforderungen an eine getrennte Kopie genügt, entscheiden Sie in Ihrem Sicherungskonzept.

Backup oder Archivierung: Was ist der Unterschied?

Ein Backup dient der Wiederherstellung nach einem Datenverlust. Ein Archiv bewahrt Unterlagen vollständig, unveränderbar und auswertbar über gesetzliche Fristen auf. Maßgeblich sind vor allem § 147 AO und § 257 HGB, die elektronische Aufbewahrung konkretisieren die GoBD. Nach dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz gilt (Stand Oktober 2026):

  • 10 Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte
  • 8 Jahre: Buchungsbelege wie Rechnungen, auch per E-Mail erhalten; gilt für alle Unterlagen, deren Frist am 1. Januar 2025 noch lief - Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute bleiben bei 10 Jahren
  • 6 Jahre: empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe, auch E-Mails, sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, und die Finanzverwaltung kann Daten in maschinell auswertbarer Form verlangen (§ 147 Abs. 6 AO). Ein Microsoft-365-Backup kann Ihre Aufbewahrung unterstützen, ist aber nicht automatisch ein GoBD-konformes Archiv - und ein Archiv ersetzt keine Sicherung des Mandanten.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Klären Sie Ihre konkreten Aufbewahrungspflichten mit Ihrer Steuerberatung.

Worauf sollten Sie bei einem Microsoft-365-Backup achten?

  • Unabhängigkeit vom Mandanten: Die Sicherung liegt außerhalb von Microsoft 365 und wird mit eigenen Zugangsdaten verwaltet, sodass ein kompromittiertes M365-Admin-Konto sie nicht löschen kann.
  • Speicherort: Rechenzentrum in Deutschland, idealerweise nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.
  • Auftragsverarbeitungsvertrag: Der Anbieter stellt einen AVV nach Art. 28 DSGVO.
  • Verschlüsselung: bei Übertragung und Speicherung, idealerweise mit eigenem Schlüssel.
  • Unveränderbarkeit: Sicherungen lassen sich für einen festgelegten Zeitraum weder ändern noch löschen.
  • Frei wählbare Aufbewahrung: passend zu Ihren Anforderungen statt fester 14, 30 oder 93 Tage.
  • Granulare Wiederherstellung: einzelne E-Mails, Termine, Dateien und Versionen ebenso wie ganze Postfächer, OneDrives oder Websites.
  • Abdeckung: Exchange Online mit Archiv- und freigegebenen Postfächern, SharePoint, OneDrive und Teams; Lücken wie Teams-Chats sollten dokumentiert sein.
  • Getestete Wiederherstellung: regelmäßige Rücksicherungstests - mehr dazu im Ratgeber Wiederherstellung testen.

Aktuell: Abschaltung von EWS. Microsoft deaktiviert die Exchange Web Services seit dem 1. Oktober 2026 schrittweise und schaltet sie am 1. April 2027 endgültig ab. Veeam nutzt EWS für Postfachsicherungen vorerst weiter, weil Microsoft Graph noch nicht alle nötigen Funktionen bietet, und empfiehlt in KB4820 ein Update auf Version 8.6 oder die Aufnahme der Veeam-Anwendungen in die EWS-Zulassungsliste. Prüfen Sie, ob Ihre Postfachsicherungen fehlerfrei laufen.

Häufige Fragen

Sichert Microsoft meine Daten in Microsoft 365 nicht ohnehin?

Microsoft hält die Plattform verfügbar und die Daten redundant vor. Gegen Löschungen, Verschlüsselung oder Fehlkonfigurationen durch berechtigte Konten schützt das nicht - dafür sind laut Shared-Responsibility-Modell Sie zuständig.

Wie lange lassen sich gelöschte E-Mails in Exchange Online wiederherstellen?

Nach dem Leeren des Ordners „Gelöschte Elemente“ standardmäßig 14 Tage, verlängerbar auf höchstens 30 Tage. Ein gelöschtes Postfach bleibt ohne Hold 30 Tage wiederherstellbar.

Reichen Aufbewahrungsrichtlinien oder Litigation Hold nicht aus?

Sie verhindern das endgültige Löschen, sind aber für Compliance gedacht: Die Inhalte bleiben im selben Mandanten, die Wiederherstellung läuft über eDiscovery. Für eine unabhängige Kopie und gezielte Wiederherstellung brauchen Sie ein Backup.

Werden Teams-Chats mit Veeam gesichert?

Gesichert werden Kanalnachrichten einschließlich privater und geteilter Kanäle, Teamdateien und Metadaten. 1:1- und Gruppenchats unterstützt Veeam Backup for Microsoft 365 8.6 nicht; Dateien aus Chats sind über OneDrive abgedeckt.

Ist ein Microsoft-365-Backup ein GoBD-konformes Archiv?

Nicht automatisch. Ein Backup dient der Wiederherstellung, ein Archiv der unveränderbaren, auswertbaren Aufbewahrung über gesetzliche Fristen. Klären Sie die Anforderungen mit Ihrer Steuerberatung.

Fazit

Papierkörbe, Versionen und Aufbewahrungsrichtlinien sind sinnvolle Bordmittel, decken aber nur kurze Zeiträume ab und teilen sich Mandant und Admin-Konten mit den Originaldaten. Gegen spät bemerkte Löschungen, Offboarding-Fristen, Ransomware oder ein kompromittiertes Admin-Konto hilft eine unabhängige Kopie mit eigener Aufbewahrung und granularer Wiederherstellung - regelmäßig getestet.

Als Veeam Cloud & Service Provider und registrierter Veeam Value-Added Reseller bieten wir Veeam Backup für Microsoft 365 für Exchange Online, SharePoint, OneDrive und Teams an: 2,75 € (1-9 Nutzer), 2,60 € (10-49) und 2,45 € (50-99) netto pro Nutzer und Monat, ab 100 Nutzern individuell, ohne Mindestlaufzeit und monatlich kündbar. Die Sicherungen liegen außerhalb Ihres Mandanten in einem nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland; einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO stellen wir. Server und Workstations sichern Sie über Veeam Cloud Connect verschlüsselt in ein nach ISO/IEC 27001 zertifiziertes Rechenzentrum in Deutschland, auf Wunsch mit Unveränderbarkeit und Insider Protection.

Quellen

Weitere Ratgeber